سرقة الموظف من صاحب العمل واختلاس الموظفين: كيف تكتشفونها، وما الذي لا تفعلونه، وكيف تستردون المال

يبدأ الأمر بإحساس. المخزون لا يتطابق، والصندوق ناقص، أو مورّد جديد يتلقى مدفوعات ولا أحد يتذكر أنه طلب منه شيئًا. ثم تأتي الفكرة التي لا يريد أي صاحب عمل أن يفكر فيها: شخص من الداخل. أحد الأشخاص الذين وثقتم بهم. ما ستفعلونه في الأيام الأولى بعد ظهور الاشتباه هو ما سيحدد في أحيان كثيرة ما إذا كنتم ستنجحون في إثبات السرقة واسترداد المال.

ما الفرق بين سرقة الموظف من صاحب العمل والاختلاس

سرقة الموظف من صاحب العمل هي في العادة أخذ شيء مادي: بضائع، أو معدات، أو نقد من الصندوق. والقانون في إسرائيل يعدّ السرقة على يد موظف مخالفة أخطر من السرقة العادية، بسبب المس بالثقة.

الاختلاس هو إساءة استخدام صلاحية أو وصول مُنح للموظف: تحويل أموال لنفسه، أو تضخيم المصروفات، أو موردون وهميون، أو الدفع بصفقات مع جهات مرتبطة به. والاختلاس أصعب اكتشافًا، لأنه مخفي داخل أعمال تبدو عادية.

عمليًا، التمييز القانوني أقل أهمية من السؤال العملي: ما الذي حدث بالضبط، ومنذ متى، وبأي حجم.

الأساليب الشائعة

في الصندوق والنقد

مبيعات لا تُسجَّل، وإلغاءات وهمية لصفقات، ومبالغ مستردة لزبائن غير موجودين، أو "قروض" من الصندوق لا تعود أبدًا.

في المخزون والمستودع

إخراج بضائع دون تسجيل، والبيع "من الجانب" لزبائن أو محلات أخرى، والإبلاغ عن تلف أو ضرر لم يحدث، والتعاون مع سائق أو مورّد.

في المدفوعات للموردين

مورّد وهمي أنشأه الموظف، أو مورّد حقيقي يطالب بأكثر ويعيد للموظف جزءًا، أو تغيير بيانات الحساب البنكي لمورّد قائم.

في الرواتب والمصروفات

موظفون وهميون في قائمة الرواتب، وساعات إضافية لم تُنفَّذ، وإيصالات مضخمة أو مكررة للمصروفات.

على المستوى الإداري الرفيع

مدير يحوّل صفقات إلى شركة مرتبطة به، أو يبيع أصول الشركة بثمن منخفض لجهة قريبة، أو يأخذ لنفسه فرصًا تجارية تخص الشركة.

في المعلومات

موظف ينسخ قائمة الزبائن أو قوائم الأسعار أو معلومات تقنية قبل انتقاله إلى منافس. وهذه ليست دائمًا سرقة مال، لكن الضرر قد يكون أكبر.

مؤشرات لا ينبغي تجاهلها

في البيانات:

• فجوة مستمرة بين المخزون والمبيعات، أو بين الإيرادات والنشاط.
• ارتفاع في الإلغاءات أو المبالغ المستردة أو التلف، لدى موظف معين أو في وردية معينة.
• مورّد جديد لا يعرفه أحد، بعنوان أو هاتف أو حساب بنكي مرتبط بموظف.
• فواتير بمبالغ مستديرة، أو أقل بقليل من الحد الذي يتطلب موافقة.

في السلوك:

• موظف لا يأخذ إجازة، ولا يقبل أن يحل غيره محله في وظيفته.
• موظف يصر على التعامل وحده مع مجال معين، ويعارض الرقابة.
• نمط حياة لا يتناسب مع الراتب.
• علاقة أقرب من المعتاد مع مورّد أو زبون معين.

لا يثبت أي مؤشر شيئًا بمفرده. أما عدة مؤشرات معًا فهي سبب للفحص.

ما الذي لا تفعلونه حين يظهر الاشتباه

لا تواجهوا الموظف

المواجهة المبكرة، قبل وجود أدلة، تمنح الموظف وقتًا لحذف الملفات، وإخفاء المستندات، وتنسيق رواية مع شركائه، وتحويل المال. وفي معظم الحالات، يصبح إثبات حجم السرقة بعد مواجهة كهذه غير ممكن.

لا تخبروا عددًا كبيرًا من الناس

كل شخص إضافي يعلم بالأمر يمثل خطر تسريب. فأحيانًا لا يعمل السارق وحده، ولا تعرفون من غيره متورط.

لا تفتشوا في الهاتف أو الحسابات الخاصة للموظف

حتى لو كان الهاتف على الطاولة، وحتى لو كانت كلمة المرور معروفة. فاختراق المواد الخاصة لموظف قد يكون مخالفة، وقد يؤدي إلى استبعاد الأدلة. وفحص حواسيب الشركة وصناديق بريدها يخضع هو أيضًا لقواعد، ويُوصى بإجرائه فقط بعد استشارة قانونية.

لا تخصموا من الراتب من تلقاء أنفسكم

يقيّد القانون الاقتطاعات من راتب الموظف تقييدًا شديدًا. والخصم من تلقاء أنفسكم قد يجعلكم أنتم المدعى عليهم.

لا تفصلوا فورًا، دون جلسة استماع

قبل الفصل في إسرائيل يجب عقد جلسة استماع للموظف. والفصل دون جلسة استماع قد يلزمكم بالتعويض، حتى حين يكون الموظف قد سرق فعلًا.

ما الذي تفعلونه

1. احفظوا ما هو موجود: التقارير، والحركات في النظام، والفواتير، وتسجيلات الكاميرات المركبة أصلًا وفق القانون، وسجلات المخزون. قبل أن تُحذف تلقائيًا أو يدويًا.
2. استشيروا محاميًا ملمًّا بقانون العمل والقانون الجنائي، قبل أي خطوة تجاه الموظف.
3. افحصوا وثائق التأمين. لدى بعض الأعمال تأمين يغطي اختلاس الموظفين. وفي الغالب يوجد واجب إبلاغ شركة التأمين خلال مدة معينة من لحظة اكتشاف الاشتباه.
4. تقصّوا الوقائع بهدوء: ما الذي حدث، ومنذ متى، وبأي حجم، ومن المتورط. وهذه هي المرحلة التي يدخل فيها المحقق.
5. قرروا الخطوة التالية فقط حين تكون لديكم صورة كاملة: جلسة استماع، أو مطالبة بالاسترداد، أو دعوى، أو شكوى لدى الشرطة.

كيف تستردون المال

• تسوية الاسترداد: في حالات كثيرة، حين يُعرض على الموظف ملف أدلة منظم، يفضّل إعادة المال والتوقيع على تسوية، بدلًا من مواجهة دعوى وشكوى. ويجب أن تتم تسوية كهذه عن طريق محامٍ، ودون تهديدات.
• الدعوى المدنية: لاسترداد المال والتعويض عن الضرر. وحين توجد خشية من أن يهرّب الموظف المال، يمكن طلب حجز مؤقت.
• الشكوى لدى الشرطة: قرار يُستحسن اتخاذه مع المحامي. الشكوى لا تعيد المال بالضرورة، لكنها أحيانًا تكون الخطوة الصحيحة.
• مطالبة التأمين: إن وُجدت وثيقة تأمين مناسبة، وأبلغتم في الموعد.

حين يكون المال قد نُقل بالفعل إلى أملاك أو أشخاص آخرين، يجب تعقبه. وقد كتبنا عن ذلك في الدليل حول تعقب الحسابات البنكية للمدين.

كيف تمنعون تكرار ذلك

• الفصل بين الصلاحيات: من يطلب لا يوافق، ومن يوافق لا يدفع.
• الإجازة الإلزامية والتناوب: حين يحل شخص آخر محل الموظف، تنكشف الأمور.
• فحص الموردين الجدد قبل الدفعة الأولى، بما في ذلك مقارنة بياناتهم ببيانات الموظفين.
• جرد مفاجئ للمخزون، لا في مواعيد ثابتة فقط.
• فحص الخلفية قبل التعيين في وظيفة حساسة، في إطار القانون.
• قناة إبلاغ مجهولة للموظفين. كثير من حالات الاختلاس تنكشف بفضل موظف آخر انتبه.

متى نحتاج إلى محقق خاص

حين يوجد اشتباه، لكن لا سبيل لديكم إلى تقصيه من الداخل دون كشف التحقيق. وحين يوجد سبب للاعتقاد بأن عدة موظفين يعملون معًا. وحين تستمر السرقة منذ وقت طويل، ويلزم فهم حجمها الكامل. أو حين يتعلق الأمر بموظف كبير، يملك صلاحية الوصول إلى جميع الأنظمة.

يتقصى المحقق الخاص المرخص الوقائع بهدوء: يحلل المستندات والبيانات، ويرسم خريطة الصلات بين الموظف وبين الموردين والزبائن، ويقوم بالمراقبة في إطار القانون، وفي الحالات المناسبة يزرع محققًا سريًا في المؤسسة. والنتيجة ملف أدلة يمكن لمحاميكم أن يبني عليه جلسة استماع، أو مطالبة بالاسترداد، أو دعوى، أو شكوى. ويمكن قراءة مثال على تحقيق مع موظف كبير اتُّهم بالإضرار بالشركات التي عمل فيها في المقال عن مدير أمن المعلومات.

المعلومات الواردة في هذا القسم عامة وليست استشارة قانونية. كل حالة تُفحص بحسب ظروفها.

في حال وجود أي تعارض، تسري النسخة العبرية.