Хищения у работодателя и растраты сотрудников: как распознать, чего не делать и как вернуть деньги

Все начинается с ощущения. Остатки на складе не сходятся, в кассе недостача, или новый поставщик получает платежи, а никто не помнит, чтобы у него что-то заказывал. А потом приходит мысль, о которой не хочет думать ни один работодатель: кто-то изнутри. Один из тех, кому вы доверяли. То, что вы сделаете в первые дни после появления подозрения, нередко определит, удастся ли доказать хищение и вернуть деньги.

Чем хищение у работодателя отличается от растраты

Хищение у работодателя обычно означает изъятие чего-то материального: товара, оборудования, наличных из кассы. Закон в Израиле рассматривает кражу, совершенную работником, как более тяжкое правонарушение, чем обычную кражу, из-за подрыва доверия.

Растрата означает злоупотребление полномочиями или доступом, которые получил сотрудник: перевод денег самому себе, завышение расходов, фиктивные поставщики или продвижение сделок со связанными с ним лицами. Растрату распознать труднее, потому что она скрыта среди операций, которые выглядят обычными.

На практике юридическое разграничение менее важно, чем практический вопрос: что именно произошло, как долго и в каком объеме.

Типичные схемы

Касса и наличные

Незарегистрированные продажи, фиктивные отмены сделок, возвраты несуществующим клиентам или «займы» из кассы, которые так и не возвращаются.

Склад и запасы

Вывоз товара без оформления, продажа «налево» клиентам или другим магазинам, списание порчи или повреждений, которых не было, сговор с водителем или поставщиком.

Платежи поставщикам

Фиктивный поставщик, созданный сотрудником, настоящий поставщик, который выставляет завышенные счета и возвращает сотруднику часть, или изменение банковских реквизитов существующего поставщика.

Зарплата и расходы

Фиктивные работники в ведомости, неотработанные сверхурочные часы, завышенные или дублирующиеся чеки на расходы.

Уровень руководства

Руководитель передает сделки связанной с ним компании, продает имущество компании по низкой цене близкому лицу или забирает себе деловые возможности компании.

Информация

Сотрудник копирует список клиентов, прайс-листы или техническую информацию перед уходом к конкуренту. Это не всегда кража денег, но ущерб может быть больше.

Признаки, которые не стоит игнорировать

В данных:

• Устойчивое расхождение между складскими запасами и продажами или между доходами и деятельностью.
• Рост отмен, возвратов или списаний у определенного сотрудника или в определенную смену.
• Новый поставщик, которого никто не знает, с адресом, телефоном или банковским счетом, связанным с сотрудником.
• Счета на круглые суммы или чуть ниже порога, требующего утверждения.

В поведении:

• Сотрудник не уходит в отпуск и не соглашается, чтобы его кто-то заменил на должности.
• Сотрудник настаивает на том, чтобы самому вести определенный участок, и противится контролю.
• Образ жизни, который не соответствует зарплате.
• Необычно близкие отношения с определенным поставщиком или клиентом.

Ни один признак сам по себе ничего не доказывает. Несколько признаков вместе дают повод для проверки.

Чего не делать при появлении подозрения

Не предъявлять сотруднику претензий

Преждевременная конфронтация до появления доказательств дает сотруднику время удалить файлы, уничтожить документы, согласовать версию с соучастниками и перевести деньги. В большинстве случаев после такой конфронтации доказать масштаб хищения уже невозможно.

Не рассказывать слишком многим

Каждый дополнительный осведомленный человек создает риск утечки. Иногда тот, кто ворует, действует не один, а вы не знаете, кто еще причастен.

Не искать в телефоне или личных аккаунтах сотрудника

Даже если телефон лежит на столе и даже если пароль известен. Проникновение в личные материалы сотрудника может быть правонарушением и привести к признанию доказательств недопустимыми. Проверка компьютеров и почтовых ящиков компании тоже подчиняется правилам, и проводить ее рекомендуется только после юридической консультации.

Не удерживать из зарплаты по собственному решению

Закон строго ограничивает вычеты из зарплаты работника. Удержание по собственному решению может превратить в ответчика вас.

Не увольнять сразу, без шимуа

Перед увольнением в Израиле работнику необходимо провести шимуа. Увольнение без шимуа может обязать вас выплатить компенсацию, даже если работник действительно воровал.

Что делать

1. Сохранить то, что есть: отчеты, операции в системе, счета, записи камер, которые уже установлены законно, и учет запасов. До того как все это будет удалено автоматически или вручную.
2. Посоветоваться с адвокатом, который разбирается в трудовом и уголовном праве, до любого шага в отношении сотрудника.
3. Проверить страховые полисы. У части предприятий есть страховка, покрывающая растраты сотрудников. Как правило, страховую компанию нужно уведомить в определенный срок с момента обнаружения подозрения.
4. Без огласки выяснить факты: что произошло, с какого времени, в каком объеме и кто причастен. На этом этапе подключается детектив.
5. Решать о следующем шаге только когда есть полная картина: шимуа, требование о возврате, иск или заявление в полицию.

Как вернуть деньги

• Соглашение о возврате: во многих случаях, когда сотруднику предъявляют упорядоченное досье доказательств, он предпочитает вернуть деньги и подписать соглашение, а не разбираться с иском и заявлением. Такое соглашение должно заключаться через адвоката и без угроз.
• Гражданский иск: о возврате денег и возмещении ущерба. Когда есть опасение, что сотрудник выведет деньги, можно просить о временном аресте.
• Заявление в полицию: решение, которое стоит принимать вместе с адвокатом. Заявление не обязательно возвращает деньги, но иногда оно является правильным шагом.
• Страховое требование: если есть подходящий полис и вы сообщили вовремя.

Когда деньги уже переведены в имущество или другим людям, их нужно разыскать. Мы писали об этом в руководстве о поиске банковских счетов должника.

Как предотвратить повторение

• Разделение полномочий: кто заказывает, тот не утверждает, а кто утверждает, тот не платит.
• Обязательный отпуск и ротация: когда сотрудника кто-то заменяет, многое выходит наружу.
• Проверка новых поставщиков до первого платежа, включая сверку с данными сотрудников.
• Внезапные инвентаризации, а не только в установленные сроки.
• Проверка прошлого перед назначением на чувствительную должность, в рамках закона.
• Анонимный канал для сообщений от сотрудников. Многие растраты раскрываются благодаря другому сотруднику, который что-то заметил.

Когда нужен частный детектив

Когда есть подозрение, но у вас нет способа проверить его изнутри, не раскрыв расследование. Когда есть основания полагать, что несколько сотрудников действуют сообща. Когда хищение продолжается долго и нужно понять его полный масштаб. Или когда речь идет о старшем сотруднике с доступом ко всем системам.

Лицензированный частный детектив без огласки выясняет факты: анализирует документы и данные, составляет карту связей между сотрудником, поставщиками и клиентами, ведет наблюдение в рамках закона, а в подходящих случаях внедряет в организацию детектива под прикрытием. Результатом становится досье доказательств, на котором ваш адвокат может основать шимуа, требование о возврате, иск или заявление. Пример расследования в отношении старшего сотрудника, которому было предъявлено обвинение в причинении вреда компаниям, где он работал, можно прочитать в материале о руководителе службы информационной безопасности.

Информация в этом разделе носит общий характер и не является юридической консультацией. Каждый случай рассматривается отдельно.

В случае расхождений преимущественную силу имеет версия на иврите.